Bạn đang là chủ doanh nghiệp hoặc là một nhà quản lý đang tìm kiếm một giải pháp để tối ưu hiệu suất công việc, theo dói tiến độ, quản lý thời gian, hoàn thành công việc đúng hạn. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu top 5 phần mềm quản lý công việc hiệu quả và chuyên nghiệp nhất 2020 nhằm giúp bạn tìm được phần mềm phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình
I. Lợi ích việc sử dụng phần mềm quản lý công việc hiệu quả
Không phải tự nhiên mà phần mềm quản lý công việc lại được nhiều công ty áp dụng và săn lùng đến vậy. Cùng tham khảo các lợi ích khi sử dụng phần mềm để quản lý công việc sau:
- Khả năng hỗ trợ quản lý chi tiết: giúp theo dõi tổng thể quá trình thực hiện, tới chi tiết từng công việc đều thực hiện tốt từ đó việc quản lý từng bộ phận, công đoạn tới từng nhân viên có được hiệu quả cao.
- Hỗ trợ quản lý đồng bộ dự án: Khi sử dụng phần mềm quản lý công việc các thông tín, tình hình được cập nhật kịp thời, dễ dàng và hiệu quả đảm bảo thông suốt đảm bảo mỗi quyết định cần thiết khi đưa ra hợp lý, đúng đắn nhất.
- Chủ động quản lý mọi lúc mọi nơi: Bạn có thể kiếm soát công việc mọi lúc, mọi nơi bất cứ lúc nào thông qua phần mềm quản lý công việc. Các thông tin đều được nắm bắt và cập nhật từ xa mang tới sự chủ động tối đa, hạn chế tiêu cực.
- Dễ dàng tùy chỉnh khi cần thiết: Khi dự án cần thay đổi hoặc cần những yêu cầu riêng thì bạn hoàn toàn có khả năng tuỳ chỉnh sao cho đạt được hiệu quả cao nhất từ đó có khả năng tiết kiệm chi phí tốt nhất.
II. Top 5 phần mềm quản lý công việc hiệu quả và chuyên nghiệp
1. Mona PMS
Mona PMS (Project Management Software) là phần mềm quản lý công việc chuyên nghiệp của dự án được thiết kế chuyên để lên kế hoạch, tổ chức, quản lý nguồn tài nguyên, quản lý nhiều khía cạnh khác nhau của dự án. Người quản lý, chủ doanh nghiệp có thể cập nhật thông tin, xử lý công việc hiệu quả mà các thành viên trong công ty, giúp nâng cao khả năng tương tác và tăng hiệu suất công việc. Cụ thể các tính năng ứng dụng quản lý công việc Mona PMS
Quản lý và theo dõi dự án
- Cho phép chỉnh sửa, xoá dự án khi có sự thay đổi
- Tạo task, tạo deadline, tạo nhiệm vụ cho từng công việc
- Tạo mới dự án và lưu trữ nhiều dự án trên hệ thống
- Cho phép ghi lại những dự án đang theo dõi, đang thương lượng với khách hàng
- Cho phép tạo, đăng tải, lưu trữ những nguồn tài liệu, tài nguyên, phần mềm,…cần sử dụng trong khi thực hiện dự án
Quản lý khách hàng
- Tạo mới, cập nhật, thay đổi khách hàng
- Quản lý những dịch vụ, sản phẩm mà khách hàng đã và đang sử dụng theo định kỳ, tháng, năm
- Tự động thông báo khi tới phiên thanh toán của khách hàng, và đồng thời gửi notification đến khách hàng
Quản lý công việc nhân sự
- Tạo bảng chấm công theo ca, theo ngày, theo tháng
- Chỉ định task, phân công công việc cho từng nhân viên
- Theo dõi tiến độ làm việc, các hoạt động, lịch sử làm việc của các nhân viên
- Tự động phân biệt task quan trọng, task gần hết hạn
- Các nhân viên có thể đăng nhập và theo dõi tiến trình làm việc của mình
Quản lý lương nhân viên
- Nhập và điều chỉnh lương của nhân viên,
- Quản lý lương cứng và hoa hồng nhân viên
- Quản lý số ngày nghỉ, ngày làm, nghỉ ngày phép nhân viên
- Có thể tích hợp với máy chấm công vân tay để quản lý tập trung
Tăng tương tác giữa các nhân viên trong công ty
- Có thể chat, giao lưu giữa các thành viên trong công ty hoặc trong nhóm
- Các nhân viên có thể trao đổi, chia sẻ dữ liệu cùng nhau
- Tính năng news feed cho riêng công ty
Báo cáo, theo dõi tiến độ dự án
- Có thể theo dõi tiến độ dự án một cách chi tiết
- Có thể bình luận, đánh giá, phản hồi của khách hàng
- Quản lý thanh toán của khách hàng, thông tin yêu cầu từ khách hàng
2. Trello
Trello được xây dựng trên mô hình Kanban, với giao diện là một bảng trực quan hoá trạng thái, tiến độ công việc. Ví dụ to do, doing, done. Với thiết kế đơn giản Trello giúp các nhà quản lý theo dõi một cách dễ dàng luồng công việc, ai phân công vai trò, nhiệm vụ trong công việc. Ngoài ra người quản lý có thể mở chúng ngay trên giao diện và thực hiện bất kỳ thay đổi nào
Có thể chỉnh sửa nội dung công việc, chỉnh sửa thời hạn… Tích hợp nhiều phần mềm khác như: Google Drive, Github, Dropbox.
Ưu điểm của Trello:
- Giao diện đơn giản, dễ sử dụng
- Có thể tuỳ chỉnh
- Tạo mới công việc dễ dàng
- Quản lý công việc theo từng giai đoạn, trạng thái
- Tự động hoá quy trình làm việc
- Tương tác, trao đổi, đính kèm tài liệu
Nhược điểm của Trello:
- Không có tính năng báo cao
- Các project khó quản lý
- Chưa có tính năng trao đổi, tương tác công việc
- Không hiệu quả nếu doanh nghiệp muốn tối ưu nội dung
3. Base Wework
Base Wework là phần mềm quản lý công việc trong hệ sinh thái Base.vn. Phần mềm đáp ứng đầy đủ các tính năng cơ bản như cộng tác, lập kế hoạch, báo cáo… Hiện đang có 5000 khách hàng doanh nghiệp tại Việt Nam
Ưu điểm khi sử dụng phần mềm Base Wework
- Có nhiều loại báo cáo: theo phòng ban, dự án…
- Tích hợp sẵn Base Message, có thể chat ngay trên hệ thống
- Phân quyền sử dụng chặt chẽ giữa 3 vai trò: quản lý, thành viên và kahcsh
- Quản lý công việc linh hoạt
- Gói Starter của Wework cho phép tối đa 30 tài khoản với chi phí chỉ là 1 triệu VNĐ/ tháng, tương đương 1.4$/ người dùng/ tháng.
Nhược điểm khi sử dụng phần mềm Base Wework
- Chưa đáp ựng được phân bổ công việc cho người phụ trách, giữa người ít việc, nhiều việc
- Các loại báo cáo ở mức cơ bản, không chi tiết và chuyên sâu
4. Wrike
Wrike là phần mềm quản lý công việc có thể thoã mãn các nhóm làm việc với số lượng lớn. Có thể tích hợp với Zapier, giải pháp tự động hoá ứng dụng web.
Hiện các đối tác của Wrike như: Western Union, L’Oreal, Fitbit… Wrike có gói miễn phí cho phép tối đa 5 người sử dụng, tuy nhiên với gói miễn phí sẽ hạn chế một số chức năng
Wrike có thể đồng bộ hai chiều với Github giúp quản lý dự án với đầy đủ các tính năng. Giao diện của Wrike với 3 bảng: Bảng trái chứa toàn oboj dự án lớn, bảng giữa chứa tất cả các danh sách công việc hiện tại cho dự án, bảng phải chứa thông tin chi tiết về công việc hiện tại.
Ưu điểm khi sử dụng Wrike
- Nhiều tính năng được tích hợp
- Khả năng quản lý công việc cấp độ doanh nghiệp
- Báo cáo chi tiết
Nhược điểm khi sử dụng Wrike
- Giao diện khó dùng
- Phiên bản mobile chưa hoàn thiện
5. Amis
Amis là phần mềm quản lý công việc có đầy đủ tính năng giúp quán lý công việc từ lập kế hoạch tới theo dõi tiến độ, thời gian và chi phí cũng như hiệu suất làm việc của nhân viên
Ưu điểm khi sử dụng phần mềm Amis
- Lên kế hoạch tổng quan và chi tiết
- Cho phép giao nhận việc mọi lúc mọi nơi
- Có chi phí sử dụng hợp lý. Chi phí rơi vào khoảng 1.000.000 VNĐ/ tháng sử dụng dành cho 30 người.
- Tự động thông báo tiến độ, thay đổi, cập nhật mới tới những người liên quan
- Hệ thống báo cáo đầy đủ về tiến độ hoàn thành, năng suất nhân viên, hiệu quả tổng quan của dự án…theo các dạng: danh sách (List), bảng (Kanban), lịch (Calendar), sơ đồ Gantt, quản lý công việc qua Tài liệu (tổng hợp toàn bộ tài liệu của dự án).
- Theo dõi, giám sát công việc nhanh chóng
- Ngoài phiên bản tiếng Anh, phần mềm quản lý công việc AMIS còn có phiên bản tiếng Việt.
Nhược điểm khi sử dụng phần mềm Amis
- Chưa hỗ trợ tích hợp các phần mềm khác trên cùng nền tảng
- Chưa hỗ trợ điều phối nguồn lực giải quyết công việc theo mô hình phân bổ nguồn lực
Trên đây là top 5 phần mềm quản lý công việc hiệu quả và chuyên nghiệp nhất 2020. Hy vọng qua bài viết này các bạn đã hiểu được cơ bản về từng phần nềm quản lý công việc từ đó lựa chọn cho mình một phần mềm quản lý công việc sao cho phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình. Chúc các bạn thành công!
