Đối với doanh nghiệp, hàng tồn kho đóng vai trò rất quan trọng, nó ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của công ty. Quản lý hàng tồn kho tốt sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Vì thê, bài viết hôm nay sẽ giúp bạn tổng hợp 6 cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả dành cho doanh nghiệp.
Hàng tồn kho là gì?
Không ít người nghĩ rằng hàng tồn kho là hàng tồn tại xưởng do không bán được. Hay hiểu là những mặt hàng thanh lý, bị ế ẩm. Đây là một cách hiểu sai lầm, bởi hàng tồn kho là một chủ đề lớn trong kinh tế học và kinh doanh.
Hàng tồn kho là những sản phẩm được doanh nghiệp giữ để bán ra cuối cùng. Nghĩa là mặt hàng dữ trữ mà công ty sản xuất ra để bán và những thành phần tạo nên sản phẩm. Vì thế, hàng tồn kho là sợi dây liên kết giữa khâu sản xuất và khâu bán sản phẩm, đồng thời là một bộ phận thuộc tài sản ngắn hạn, chiếm tỉ trọng lớn, đóng nhiệm vụ quan trọng trong việc sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp.
Theo chia sẻ của công ty nhập hàng trung quốc Võ Minh Thiên có kho hàng ở Quảng Châu, Đông Hưng, Bằng Tường,… thì hàng tồn kho trong các công ty khi order hàng Trung Quốc thường được chia thành 3 loại:
– Nguyên liệu thô: Là nguyên liệu được bán đi hoặc giữ lại để sản xuất trong tương lại, đã mua đang đi trên đường về hoặc gửi đi gia công chế biến
– Bán thành phẩm: Là sản phẩm được phép dùng cho mục đích sản xuất nhưng vẫn chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chứ làm thủ thục nhập kho thành phẩm
– Thành phẩm: Là sản phẩm đã chỉn chu sau quá trình sản xuất.
Một số doanh nghiệp có loại thứ tư hàng tồn kho là nguồn vật tư, ví dụ như vật liệu làm sạch máy, dầu, bóng đèn, đồ dùng văn phòng hoặc những thứ tương tự. Những mặt hàng này cần thiết cho quá trình sản xuất.
Tổng hợp 6 cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả dành cho doanh nghiệp
1. Mã hóa vật tư/ hàng hóa
Trong doanh nghiệp, với bất cứ ngành nghề nào dù thương mại hay sản xuất thì việc mã hóa vật tư/ hàng hóa đóng vai trò vô cùng quan trọng. Đây là mấu chốt để quản lý hàng tồn kho hiệu quả.
Việc mã hóa vật tư/ hàng hóa trong doanh nghiệp giúp ai cũng có thể hiểu và nhận diện chính xác mã từng vật tư/ hàng hóa. Điều quan trọng nhất là doanh nghiệp có thể kiểm soát được hàng tồn kho thực tế, việc chuẩn bộ mã hóa sẽ giúp doanh nghiệp tránh bị sai xót hoặc trùng lặp.
Có nhiều cách để xây dựng mã hóa vật tư/ hàng hóa, tuy nhiên để thiết lập một cách khoa học cần tuân thủ nguyên tắc sau
Yêu cầu quản lý thông tin chi tiết
Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến tên gọi của mã hàng. Ví dụ, đối tượng dây điện có thể phân loại ra nhiều chi tiết: phân theo kích thước, chất liệu, công suất… Việc làm này nhất thiết phải có, để không bỏ qua số lượng tất cả các loại dây điện. Mô tả đặc tính sản phẩm và thông nhất tên gọi là bước quan trọng hàng
đầu trong việc mã hóa vật tư/ hàng hóa.
Thói quen sử dụng thông tin và cơ chế kiểm soát bộ mã
Người dùng cần thay đổi thói quen khi sử dụng bộ mã, bởi thói quen bất hợp lý trước đây sẽ ảnh hưởng ít nhiều công việc mới. Cơ chế kiểm soát bộ mã cũng vậy, cần áp dụng nhất quán trong toàn bộ doanh nghiệp, không được phép thay đổi hay gọi tùy tiện. Chính điều này sẽ dần hình thành thói quen sử dụng
thông tin bộ mã.
Nếu bạn là những doanh nghiệp sản xuất nhỏ thì bạn nên tham khảo thêm cách quản lý hàng tồn kho cho small business.
2. Xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu đối với mỗi vật tư/ hàng hóa
Đây là việc quan trọng trong việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả dành cho doanh nghiệp. Việc xác định được mức tồn kho tối đa và tối thiểu đối với mỗi vật tư/ hàng hóa sẽ giúp doanh nghiệp tránh nhập quá nhiều hàng về hoặc thiếu hụt ảnh hưởng đến doanh thu, hơn nữa nó cũng giảm thiểu tối đa các chi phí tồn kho
của doanh nghiệp.
3. Sắp xếp vật tư/ hàng hóa trong kho một cách khoa học, thuận tiện và hợp lý
Hiện nay, các doanh nghiệp thường sắp xếp vật tư/ hàng hóa theo vị trí, đây cách thuận tiện và hợp lý nhất. Mỗi mặt hàng cần được phân loại để đặt vào vị trí thích hợp trong kho, cách này giúp thủ kho dễ dàng nắm bắt được vị trí hàng hóa để khi kiểm kho hay xuất kho đều diễn ra nhanh chóng.
Quản lý theo vị trí sẽ giúp doanh nghiệp tránh bị nhầm lẫn, thất thoát hay mất cắp hàng hóa. Có 2 cách sắp xếp hàng hóa như sau:
– Sắp xếp cố định: Nghĩa là hàng nào để chỗ đó cố định và có hiển thị vị trí. Ưu điểm là rõ ràng, tìm thấy nhanh chóng. Nhược điểm là chiếm nhiều diện tích, không thích hợp những kho hàng nhỏ và có hàng hóa luân chuyển thường xuyên.
– Sắp xếp linh hoạt: Là không cố định vị trí nào cho sản phẩm nào cả. Tất cả vị trí sẽ được đánh dấu kí hiệu như A, B, C… và hiển thị trên sơ đồ kho. Khi mặt hàng nào được đặt vị trí đó, tên mặt hàng đó cũng được dán vào vị trí sơ đồ kho. Ưu điểm là tiết kiệm diện tích. Tuy nhiên nhược điểm là phải mất thời gian cho việc xếp sơ đồ và hiển thị kho hàng.
4. Kiểm kê hàng hóa định kỳ
Tần suất kiểm kê hàng hóa định kỳ được đề xuất là 3 tháng/ lần hoặc 6 tháng/lần. Kho càng lớn thì quá trình này sẽ tốn nhiều thời gian và nhân lực. Nếu doanh nghiệp bạn có điều kiện, hãy thường xuyên kiểm kê hàng thường xuyên giúp tăng hiệu quả trong việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Hãy kiểm tra hàng hóa theo từng khu vực, từng nhóm hàng. Cụ thể việc kiểm kê hàng hóa định kỳ bao gồm:
– Xác định hàng hóa tại kho, đối chiếu với các sổ sách kế toán liên quan
– Kiểm tra chất lượng của hàng hóa (có bị hỏng, bao bì bị rách, móp méo… hay không?)
– Kiểm tra hạn sử dụng để có kế hoạch xuất bán kịp thời hoặc chiến dịch xả hàng nhanh chóng.
– Kiêm tra nguy cơ tại kho như kệ hàng có chắc chắn không, côn trùng, ẩm mốc…
5. Lắp camera quan sát
Đây là điều bắt buộc tại các kho hàng. Bởi chủ doanh nghiệp không thể trực tiếp đến bất cứ khi nào nên cần theo dõi từ xa. Hơn nữa, camera sẽ giúp nắm bắt được các hoạt động tại kho.
Trong những trường hợp mất cắp, đồ đạc hư hỏng.. có thể trích xuất camera để phục vụ việc điều tra.
6. Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng chuyên nghiệp
Với những kho hàng nhỏ lẻ có thể dùng file excel để quản lý. Tuy nhiên nếu là doanh nghiệp nhiều hàng hóa thì sao? Bắt buộc bạn phải sử dụng phần mềm quản lý kho hàng chuyên nghiệp để có tính tự động hóa quy trình quản lý và tính chỉ số vòng quay hàng tồn kho một cách chính xác.
Hiện nay, có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm quản lý kho hàng. Nó hỗ trợ người dùng rất nhiều trong việc kiểm soát hàng xuất nhập kho, thông tin hàng hóa, tình trạng hàng, quá trình lưu chuyển hàng… Hãy tìm hiểu và so sánh tính năng để lựa chọn phần mềm thích hợp nhất cho doanh nghiệp mình nhé.
Hy vọng với những hướng dẫn mà Softsupplier chia sẻ về 6 cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả dành cho doanh nghiệp nêu trên sẽ có ích với bạn. Hãy áp dụng nó vào doanh nghiệp mình để tăng doanh thu nhé. Chúc bạn thành công!
