Chúng tôi từng ngồi cả buổi chiều cùng một anh chủ xưởng may, chỉ để thuyết phục anh bỏ cuốn sổ ghi đơn hàng đã dùng suốt hai mươi năm. Với giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp truyền thống chưa từng dùng phần mềm quản lý, điều khó nhất thường không phải công nghệ mà là nỗi e ngại rất con người.
Chuyện này lặp lại ở nhiều đơn vị mà đội ngũ chúng tôi từng đồng hành. Họ không thiếu tiền, cũng chẳng thiếu quyết tâm. Điều họ thiếu là một lối đi đủ rõ ràng và đủ nhẹ nhàng, để không làm gãy nhịp vận hành đang chạy ổn. Bài này ghi lại những gì chúng tôi đã chứng kiến và cách bắt đầu mà nhiều khách hàng đã làm thành công.
Vì sao doanh nghiệp lâu năm thường khựng lại ở bước đầu
Trước khi bàn cách làm, cần hiểu rõ nguyên nhân. Hiểu đúng trở ngại thì mới chọn đúng cách gỡ.
Ở những công ty hoạt động mười, hai mươi năm, nhân viên đã quen tay với sổ ghi chép và hóa đơn giấy. Bảng tính thì rời rạc, mỗi phòng ban làm theo một kiểu riêng. Đây là thói quen đã thành phản xạ, không phải lỗi cần sửa gấp.
Khi đưa phần mềm quản lý vào, nhân viên lớn tuổi vẫn cần thời gian làm quen. Họ cần thời gian để gõ bàn phím thay vì viết tay, và cần thời gian để tin rằng dữ liệu trên máy không tự biến mất.
Chúng tôi từng triển khai phần mềm quản lý kho cho một cửa hàng vật liệu xây dựng. Tuần đầu, chị kế toán vẫn âm thầm ghi song song vào sổ tay. Đến tuần thứ ba, khi số liệu khớp nhau trong mọi lần đối chiếu, chị mới chịu bỏ hẳn cuốn sổ. Tốc độ đó là bình thường.
Sai lầm chúng tôi thấy nhiều nhất là ép nhân viên bỏ cách làm cũ ngay lập tức. Cách này dễ sinh tâm lý chống đối ngầm. Mẹo của chúng tôi là cho chạy song song cả hai trong hai đến bốn tuần đầu. Khi nhân viên tự thấy phần mềm nhanh hơn và ít nhầm lẫn hơn, họ sẽ tự bỏ sổ tay.
Trở ngại thứ hai nặng hơn: doanh nghiệp biết mình cần đổi nhưng không hình dung nổi lộ trình. Thiếu bản đồ đường đi, họ thường chọn cách an toàn nhất là trì hoãn.
Trì hoãn không làm rủi ro biến mất, nó chỉ dồn lại đến ngày công ty buộc phải đổi trong thế bị động. Chúng tôi từng gặp một doanh nghiệp phân phối hàng tiêu dùng mà toàn bộ công nợ chỉ nằm trong đầu một nhân sự kế toán. Khi người này nghỉ việc đột ngột, khâu thu hồi công nợ gần như tê liệt trong ba tuần.
Hai thách thức lớn khi lần đầu đưa phần mềm vào
Khi đã vượt qua tâm lý ngần ngại, doanh nghiệp vẫn phải giải hai bài toán cụ thể. Đây cũng là hai câu hỏi khách hàng hỏi chúng tôi nhiều nhất.
Thời gian đào tạo nhân viên
Dù phần mềm dễ dùng đến đâu, nhân viên vẫn phải học lại quy trình. Với công ty mười người, việc này thường mất một đến hai tuần. Với công ty vài chục nhân sự, có thể kéo dài cả tháng.
Đào tạo không phải là nghe hướng dẫn một buổi rồi xong. Nếu đội ngũ đông hoặc thường xuyên thay đổi nhân sự, doanh nghiệp nên cân nhắc thêm một công cụ hỗ trợ như phần mềm đào tạo nội bộ doanh nghiệp, chạy song song với phần mềm quản lý chính.
Chúng tôi thường chọn một đến hai người “hạt nhân” ở mỗi phòng ban, đào tạo kỹ nhóm này trước, rồi để chính họ hướng dẫn lại đồng nghiệp:
- Chọn người hạt nhân có thái độ cởi mở với công nghệ.
- Đào tạo sâu nhóm này trước khi triển khai rộng.
- Lưu sẵn tài liệu và video hướng dẫn để giảm phụ thuộc vào một người.
Chi phí và cách chọn gói phù hợp
Nhiều chủ doanh nghiệp truyền thống hỏi cùng một câu: bỏ ra một khoản tiền để mua phần mềm, liệu có thu lại được không? Đây là lo lắng hoàn toàn chính đáng.
Phần mềm quản lý cho doanh nghiệp vừa và nhỏ có khoảng giá rất rộng, từ gói cơ bản với chi phí thấp đến hệ thống đầy đủ tính năng cho doanh nghiệp lớn. Kinh nghiệm của chúng tôi là lần đầu nên chọn gói cơ bản, đủ dùng cho một hai quy trình đang gây đau đầu nhất. Đừng mua trọn gói tính năng ngay từ đầu rồi chỉ dùng một phần nhỏ.
Cách làm thực tế: đi từng bước và chọn đúng công cụ
Biết rõ trở ngại rồi, phần quan trọng nhất vẫn là cách làm. Có hai việc đã giúp nhiều khách hàng đi qua giai đoạn đầu nhẹ nhàng hơn.
Số hóa từng quy trình, không đổi cả công ty cùng lúc
Đừng đổi toàn bộ công ty trong một lần. Hãy chọn đúng một quy trình đang gây đau đầu nhất, chẳng hạn quản lý đơn hàng hoặc quản lý kho, và số hóa gọn quy trình đó trước. Khi nhân viên đã quen tay, công ty mới tính đến phòng ban kế tiếp.
Một khách hàng của chúng tôi chuyên phân phối vật tư điện đã làm đúng như vậy. Ba tháng đầu, họ chỉ số hóa khâu xuất kho; sang tháng thứ tư mới thêm khâu công nợ. Đến tháng thứ sáu, dữ liệu đủ sạch để kết nối giữa kho, công nợ và bán hàng. Lúc này mới là thời điểm hợp lý để tiến xa hơn, chẳng hạn ứng dụng AI trong chuyển đổi số để kết nối dữ liệu giữa các phần mềm. Đưa AI vào khi dữ liệu còn lộn xộn thì gần như chắc chắn thất bại.
Chọn đúng phần mềm, không chỉ đúng tính năng
Hai sản phẩm có thể cùng chức năng nhưng cách bố trí giao diện khác hẳn nhau. Với doanh nghiệp chưa từng dùng phần mềm quản lý, chúng tôi thường ưu tiên ba tiêu chí:
- Giao diện tiếng Việt rõ ràng, không dùng thuật ngữ khó hiểu.
- Có đội ngũ hỗ trợ trực tiếp, phản hồi nhanh ít nhất trong vài tháng đầu.
- Cho dùng thử trước khi ký hợp đồng dài hạn.
Nếu đơn vị cung cấp từ chối cho dùng thử, bạn nên cân nhắc lại. Đó thường là dấu hiệu sản phẩm chưa đủ tự tin để người dùng trải nghiệm thật trước khi trả tiền.
Bắt đầu từ đâu nếu bạn chưa biết chọn phần mềm nào
Nếu chỉ được đưa ra một lời khuyên, chúng tôi sẽ nói: đừng chờ đến khi hoàn hảo mới bắt đầu. Chọn một phần mềm vừa sức, thử trên một quy trình nhỏ, rồi mở rộng dần theo tốc độ nhân viên thực sự tiếp thu được.
Nếu bạn chưa biết nên bắt đầu từ đâu, có thể tham khảo trước danh sách phần mềm quản lý miễn phí đáng dùng cho doanh nghiệp mới bắt đầu để hình dung mặt bằng tính năng trước khi làm việc với nhà cung cấp. Ngoài ra, bạn có thể tìm hiểu thêm về nền tảng chung tại trang tổng quan về chuyển đổi số.
Chuyển đổi số không phải cuộc chạy đua tốc độ. Đó là quá trình doanh nghiệp truyền thống học lại một cách làm việc mới, từng bước một, mà vẫn giữ được nhịp kinh doanh đang chạy ổn. Nhiều công ty đi chậm mà chắc cuối cùng về đích trước những công ty vội vàng đổi hết trong một lần rồi phải làm lại từ đầu.
