Scan là một thuật ngữ mà các bạn rất hay gặp trong môi trường làm việc văn phòng, tuy nhiên bạn đã biết chính xác về khái niệm Scan hay chưa? Bài viết dưới đây Soft Supplier sẽ cung cấp các khái niệm về scan và hướng dẫn bạn cách để scan tài liệu một hoặc nhiều trang vào 1 file trên nhiều dòng máy Photocopy.
Scan tài liệu là gì?
Định nghĩa về Scan
Scan là một thuật ngữ chỉ việc các bạn sẽ chuyển các dữ liệu nằm trên giấy tờ, tài liệu như là tạp chí, văn bản, hay các hợp đồng thành các dữ liệu hình ảnh trên máy tính. Nói cách đơn giản hơn, nghĩa là thay đổi hình thức lưu trữ hoặc sử dụng từ bản cứng thành các file có thể lưu trong máy tính.
Để scan tài liệu thì bạn phải sử dụng các loại máy scan chuyên dụng để thực hiện công việc này, tuy nhiên trong thời điểm hiện tại, đã có rất nhiều dòng điện thoại thông minh có thể hỗ trợ bạn scan dữ liệu một cách cực kỳ nhanh chóng và tiện dụng.
Nếu bạn là một người làm việc trong môi trường văn phòng, việc phải thường xuyên đối mặt với những tập tài liệu, in ấn, thì bên cạnh là một chiếc máy scan chuyên dụng chắc hắn là một khoản đầu tư cực kì thông minh và thiết thực nhằm tối ưu hóa hiệu quả công việc.
Máy Scan tài gì?
Máy scan là một thiết bị có chức năng hoạt động tương tự như một chiếc máy photocopy, nó sẽ sử dụng tích điện kép để có thể thu về những hình ảnh điện tử của một trang tài liệu bằng cách biến cường độ ánh sáng phản xạ từ thành thông tin dạng số.Sau đó sẽ chuyển đổi thành các file để bạn có thể lưu trữ trên máy tính, điện thoại.
Một điểm lưu ý là, nếu máy photocopy có thể sao chép hoặc xuất các bản tệp tin ảo từ máy tính để chuyển đổi thành các giấy tờ văn bản cứng, thì máy scan sẽ giúp bạn chuyển đổi văn bản cứng sang hình thức tài liệu ảo trên máy tính.
Ngoài ra, nhằm mang lại sự tiện lợi cho người tiêu dùng, hiện nay có rất nhiều dòng máy photo có thêm tính năng scan giúp người dùng có thể linh hoạt trong quá trình sử dụng. Mặt khác, các loại máy photo như thế này đang được phân bố rộng rãi trên khắp thế giới nên bạn có thể dễ dàng tìm thấy nó tại các cửa hàng chuyên bán máy photo hoặc thanh lý máy photocopy chính hãng như: Thiên Phú Copier, Hưng Phúc Khang,…
Nhu cầu scan tài liệu, cần trong những trường hợp nào?
Mọi người thường cho rằng những chiếc máy scan trong thời đại hiện tại đã bị lỗi thời và không còn thật sự cần thiết, mọi người thường mặc định nghĩ rằng có thể thay thế các loại máy scan bằng các ứng dụng Mobile để scan tài liệu một cách hoàn toàn miễn phí như: Camscanner, Doc-Scan, Office Drop,… Nhưng không hoàn toàn đúng.
Máy scan vẫn có một vị trí khó thể thay thế, đặc biệt là đối với những đối tượng người làm việc văn phòng. Dưới đây chính là một vài những lợi ích mà khi sở hữu một chiếc máy scan có thể mang đến cho bạn.
Lợi ích việc scan tài liệu nhiều trang vào 1 file
Lưu trữ được những tập tài liệu quan trọng
Nếu bạn có những tài liệu mang tính chất quan trọng, thì việc sao lưu và bảo mật phải là câu chuyện được đặt lên hàng đầu. Điều hiển nhiên là khi bạn lưu trữ bằng các file dữ liệu sẽ mang lại sự an toàn cao hơn là hình thức lưu trữ truyền thống. Việc bạn lưu trữ các tài liệu này bằng cách thức truyền thống sẽ có thể phát sinh ra các trường hợp thất lạc giấy tờ hoặc là hư hỏng do quá trình bảo quản không được tốt.
Để giải quyết tất cả những sự cố trên, bạn chỉ cần một chiếc máy scan để số hóa toàn bộ các tài liệu, bằng cách đó cá nhân bạn và doanh nghiệp sẽ giảm đi tối đa những nguy cơ có thể đánh mất những dữ liệu quan trọng.
Bảo mật thông tin an toàn tuyệt đối
Trên thị trường hiện tại có rất nhiều những phần mềm hỗ trợ scan tài liệu miễn phí thông qua các ứng dụng trên Mobile, tuy nhiên có bao giờ bạn nghĩ rằng độ an toàn và bảo mật của chúng có thật sự đáng tin cậy, và nếu một ngày đẹp trời các thông tin bảo mật của bạn bị rò rỉ thì ai sẽ là người chịu trách nhiệm vấn đề đó.
Thay vào đó, khi bạn sở hữu một thiết bị Scan được mua tại một nơi đáng tin tưởng thì việc bảo vệ thông tin của bạn sẽ là lưu ý quan trọng nhất của nhà sản xuất. Hiện tại đã có những dòng máy photocopy được cải tiến rất nhiều tính năng thông minh và không ngừng nâng cấp để tối ưu hóa tốt nhất những tiện ích và trải nghiệm của bạn.
Tìm kiếm thông tin, tài liệu nhanh chóng, thuận tiện
Việc bạn tìm kiếm một file văn bản đã lưu trữ lâu ngày trong máy tính sẽ là một trải nghiệm nhanh chóng và tiện lợi hơn rất nhiều so với khi bạn phải tìm kiếm rất nhiều bản giấy được lưu trữ truyền thống, mọi việc sẽ ngăn nắp và thông minh hơn rất nhiều khi bạn có một chiếc máy scan để sử dụng.
Hơn thế nữa, hiện tại đã có rất nhiều những dòng máy scan được trang bị tích hợp thêm các chức năng chia sẻ tài liệu thông qua các công cụ phổ biến như: Đám mây, email, thậm chí là bạn hoàn toàn có thể hỗ trợ quét mã QR thông qua các ứng dụng của bên thứ ba.
Cách scan tài liệu đơn giản bằng máy Photocopy Ricoh
Các dòng máy photocopy ricoh là một trong số những sản phẩm công nghệ được giới văn phòng ưa chuộng nhiều nhất hiện tại, kể cả khi giá thành của dòng máy này đắt hơn với những dòng thiết bị cùng phân khúc trên thị trường. Để có thể thực hiện công việc scan tài liệu nhanh chóng ngay trên các dòng máy photocopy của Ricoh, bạn chỉ cần thực hiện trình tự các bước như sau:
Bước 1: Bạn cần phải điều chỉnh để đặt bản gốc của tài liệu bản cứng ngay ngắn trên đúng vị trí khay của màn hình máy photocopy, kế tiếp bạn sẽ chọn vào phím SCANNER trên máy.
Bước 2: Tiếp tục bạn sẽ chọn STORE FILE, kế tiếp chọn STORE ONLY để đặt lệnh chỉ bản gốc mà bạn vừa đặt vào khay.
Bước 3: Tiếp theo bạn sẽ cần phải đổi tên file. Đổi thế nào cho dễ nhớ, để còn thuận tiện trong quá trình lọc tìm khi cần các thông tin trong file scan hay khi muốn scan thêm tài liệu gửi đi mà không có bản gốc. Đổi xong thì bạn nhấn OK để máy xác nhận lệnh vừa tạo.
Bước 4: Bước tiếp theo, bạn sẽ cần lựa chọn chế độ scan bằng cách nhấn vào SCAN SETTING để thay đổi các cài đặt theo đúng nhu cầu của công việc:
- Scan màu: Chọn FULL COLOR hoặc TEXT PHOTO
- Scan trắng đen: Chọn BLACK vs WHITE TEXT
Thông thường các máy Photocopy Ricoh sẽ để mặc định chế độ này, vậy nên, nếu bạn chỉ cần Scan tài liệu với hai màu đen hoặc trắng thì không cần phải cài đặt lại.
- Scan 1 mặt: Chọn vào ORIGINAL FEED TYPE , sau đó chọn 1 SIDED ORIGINAL
- Scan 2 mặt: Chọn vào ORIGINAL FEED TYPE , sau đó chọn 2 SIDED ORIGINAL
- Scan mỗi trang thành 1 file: Bấm chọn SINGLE PAGE
- Scan nhiều trang thành 1 file: Bấm chọn MULTI PAGE
Bước 5: Lưu ý là đừng quên nhấn chọn OK để xác các mệnh lệnh của máy photocopy Ricoh sau mỗi lần thao tác xong, nếu không may bị quên thì mọi công sức nhập lệnh vừa rồi sẽ không được lưu lại và bạn cần phải làm lại từ đầu tất cả các bước trên. Cuối cùng, nhấn START và chờ đợi kết quả cho ra file scan thành quả.
Cách scan tài liệu bằng máy photo Toshiba
Máy photocopy Toshiba là một sản phẩm được nhiều người ưa chuộng, đặc biệt là trong giới văn phòng. Đối với máy photocopy Toshiba, việc thao tác sẽ có những bước như sau:
Bước 1: Sau bạn đã nạp bản gốc ngay ngắn trên kệ khay của máy, bạn cũng sẽ chọn chức năng SCANNER trên màn hình giống như đã tìm hiểu ở máy photocopy Ricoh.
Bước 2: Bước tiếp theo chọn STORE FILE, sau đó chọn STORE only.
Bước 3: Đổi tên file, sau đó bạn phải chọn EDIT để vào mục cài đặt, điều chỉnh chế độ scan tài liệu phù hợp với mục đích sử dụng:
- Scan 1 mặt: Chọn SINGLE
- Scan 2 mặt: Chọn TABLET
- Scan toàn bộ thông tin: Chọn TEXT hoặc PHOTO
- Scan riêng phần chữ: Chỉ chọn TEXT
Cuối cùng, công việc của bạn là bấm START là xong.
Mong rằng với những chia sẻ trong bài viết trên sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức hữu ích về cách scan tài liệu nhiều trang vào 1 file trên các dòng máy photocopy. Qua đây cho thấy việc số hóa những thông tin giấy sẽ không còn là nỗi trăn trở khó khăn của bạn và ngay cả khi bạn là một người mới tập tành sử dụng máy photocopy.
