Thiết bị văn phòng luôn rất được quan tâm ở các công ty, cơ quan, doanh nghiệp. Cung cấp đầy đủ cơ sở vật chất, máy móc văn phòng cần thiết để phục vụ cho quá trình làm việc sẽ là một trong những phương thức nâng cao năng suất lao động công ty. Vậy, có những loại thiết bị văn phòng, máy móc văn phòng nào cần thiết cho công ty hiện nay? Hãy cùng giải đáp những thắc mắc này qua bài chia sẻ dưới đây của chúng tôi nhé!
Các trang thiết bị văn phòng, đồ dùng văn phòng cần thiết
Đây là những vật dụng không thể không có trong mỗi văn phòng công ty, nếu thiếu nó công việc thậm chí có thể không được thực hiện hoặc không hiệu quả, mất thời gian. Cùng điểm mặt những thiết bị và đồ dùng cần thiết ngay dưới đây bạn nhé! Đặc biệt những địa chỉ uy tín bạn có thể đặt mua những đồ dùng này với giá rẻ là tại Officexinh, Tiki,…
1. Giấy văn phòng – đồ dùng, thiết bị văn phòng sử dụng nhiều nhất
Hiện nay máy móc và công nghệ đã phát triển rất mạnh nhưng chúng ta vẫn không thể bỏ qua tầm quan trọng của giấy văn phòng. Giấy có vai trò quan trọng trong việc lưu trữ thông tin với nhiều loại hình giấy để phục vụ từng mục đích công việc khác nhau.
- Giấy A4 là loại giấy phổ biến nhất, được sử dụng nhiều vào mục đích photo, in ấn, lưu trữ thông tin như biểu mẫu, thông báo, hợp đồng, văn bản cuộc họp,…Bên cạnh đó, bạn có thể cân nhắc việc sử dụng tới giấy bìa màu bên ngoài khi in thành quyển.
- Giấy hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi,…cũng là những loại giấy có vai trò pháp lý, chứng nhận các giao dịch, quy trình thanh toán giữa các bên liên quan, khách hàng.
- Ngoài ra, giấy note với nhiều màu sắc thú vị làm nổi bật thông tin cần ghi nhớ từ nhiều kích thước khác nhau cũng được ứng dụng phổ biến với dân văn phòng mà đôi khi còn là vật dụng trang trí ấn tượng.
- Còn nếu bạn có nhu cầu về in ấn các bản vẽ công trình hay dạng khổ lớn thì giấy A3 thực sự là lựa chọn số 1.
2. Bút văn phòng
Bút văn phòng là vật phẩm vô cùng quan trọng, lượng tiêu thụ và sử dụng bút hiện vẫn còn rất nhiều.
Bút văn phòng có nhiều loại khác nhau với chức năng tương ứng: bút mực, bút bi, bút chì (viết lách, tô vẽ), bút màu, bút nhớ, bút dạ (lưu đậm hay làm nổi bật thông tin, bút xóa, bút laser cho các buổi thuyết trình, diễn đàn trao đổi.
3. Folder/ bìa kẹp để đựng tài liệu, cặp trình ký
Folder, bìa kẹp đựng tài liệu được xem là thiết bị văn phòng phẩm tối quan trọng cho việc lưu trữ hồ sơ, giấy tờ, hợp đồng dạng tài liệu. Đồng thời giúp cho việc sắp xếp và quản lý thông tin một cách có hiệu quả cho công việc. Ở các buổi họp, gặp mặt khách hàng hay đối tác thì đây được xem là vật phẩm không thể thiếu. Đối với nhân sự có nhiệm vụ lưu trữ tài liệu thì nó đã góp phần đem lại hiệu quả rất cao.
Cặp trình ký cũng là thiết bị văn phòng được sử dụng nhiều ở các công ty với vai trò như giá đỡ, giúp định vị chắc chắn cho hồ sơ, tài liệu hay các giấy tờ cần ký, trình lên cấp trên.
4. Sổ, sách văn phòng
Với các bộ phận hành chính nhân sự, kế toán thì chắc hẳn những quyển sổ sách kế toán (sổ lương, hóa đơn, thống kế, phiếu thu chi,…) đóng vai trò vô cùng quan trọng.
Ngoài ra, các loại sổ sách văn phòng thường được dùng phổ biến để ghi chép, lưu ý hay ghi nhớ ý tưởng, phân nhiệm vụ trong quá trình làm việc, thường ưu tiên những loại nhỏ và vừa để dễ mang đi khi di chuyển.
Các loại máy móc văn phòng cần thiết
Công nghệ ngày càng tân tiến và đổi mới để đáp ứng nhu cầu sử dụng nhanh chóng và tiện lợi cho con người. Vì thế sự xuất hiện của chúng như một thành phần rất quan trọng, đảm bảo quá trình làm việc hiệu quả, đóng góp vào quá trình gây dựng kinh tế, lợi nhuận doanh thu và chỗ đứng doanh nghiệp trên thị trường. Có thể liệt kê một số thiết bị, máy móc văn phòng cần thiết như sau:
1 – Máy in, máy photocopy, máy scan – thiết bị văn phòng không thể thiếu
Máy in, máy photocopy, máy scan là các loại máy cơ bản, không thể thiếu trong các công ty lớn nhỏ bởi nhu cầu sử dụng rất lớn cho việc in ấn nhiều văn bản giấy tờ chứng từ, hóa đơn mua bán, hồ sơ, bản vẽ sơ đồ dự án, hợp đồng mua bán hay thiết kế,…nếu muốn công việc không trì trệ.
Một công ty cần có tối thiểu một chiếc máy in để in ấn giấy tờ của công ty nhưng sẽ gây nhiều bất tiện khi cứ phải chạy đi chạy lại ra quán photo để photo tài liệu cho các buổi họp hay tài liệu hướng dẫn với số lượng nhiều
Ngoài ra, việc đi photo nhỏ lẻ này khi tổng lại sẽ có chi phí rất lớn nên việc mua máy photocopy vừa tiện ích vừa tiết kiệm cho công ty. Nếu không có điều kiện mua cả 3 loại máy trên thì bạn có thể chọn mua máy photo có thêm chức năng của một máy in, fax, máy scan,…với tốc độ in, scan vẫn đảm bảo.
Gợi ý sản phẩm được sử dụng tại nhiều công ty: Máy in laser đen trắng Canon LBP6030, các loại máy của canon, máy in Konica Minolta,… Bạn có thể mua hoặc chọn dịch vụ cho thuê máy photo để tiết kiệm chi phí, một vài địa chỉ đáng tin cậy và giá rẻ như: Hưng Phúc Khang, Đồng Phát, Ánh Sao Việt,…
Tính năng nổi bật của máy:
- Được sản xuất chính hãng bởi Canon, bảo hành 12 tháng
- Khổ giấy có thể sử dụng với máy in laser đen trắng Canon LBP6030: A4, A5, B5, Letter, 16K, Legal*1, Envelope COM10, Executive, Envelope C5, Envelope Monarch.
- Bộ nhớ lên tới 32Mb, tốc độ in nhanh với 18 trang/ phút.
- Sử dụng loại mực 325, độ phân giải cao lên tới 600 x 600dpi.
Máy đóng sách
Máy đóng sách là thiết bị văn phòng giúp ích rất nhiều trong việc đóng tài liệu thành từng tập hay thành một cuốn sổ trong thời gian nhanh và đảm bảo tính thẩm mỹ cao.
Sản phẩm đang được sử dụng ở nhiều công ty: Máy đóng sách DSB No1
Đặc điểm nổi bật:
- Máy do hãng DSB sản xuất theo công nghệ của Đức với trọng lượng 9.3 kg
- DSB No1 được bảo hàng trong vòng 12 tháng
- Máy DSB No1 được đóng lò xo nhựa có 21 lỗ và các lỗ có hình chữ nhật kích thước 3 x 8 mm.
- Có thể đục 1 lần tới 18 tờ A4.
- số lượng giấy gắn vào lò xo nhiều nhất là 500 tờ
- Máy có tính năng chỉnh gáy và canh lề
- Có thể tự đóng thủ công bằng tay với máy.
3 – Máy hủy giấy
Máy hủy giấy là loại máy cơ học có tác dụng cắt giấy thành những dải dài hay nhiều mảnh vụn để húy các tài liệu có chứa bí mật của công ty.
Sản phẩm được sử dụng nhiều: Máy hủy giấy BOSSER 220X
Đặc điểm:
- Máy hủy giấy BOSSER 220X là sản phẩm của hãng BOSSER, được sản xuất theo công nghệ Hoa Kỳ với trọng lượng 15 kg.
- Được bảo hành trong 12 tháng.
- Máy hủy được giấy thành vụn siêu nhỏ có kích thước 2.8 x 16 mm và đặc biệt là không gây ra tiếng ồn khi hoạt động.
- Hủy được cả đĩa DVD/ CD/ Credit Card, kim bấm và kim kẹp.
- Máy hủy giấy BOSSER 220X được bổ sung chức năng tự động hủy, dừng và trả giấy ngược.
- Ở sản phẩm này còn được bổ sung tính năng chống mắc kẹt giấy
- Dễ dàng di chuyển thiết bị trong văn phòng nhờ được trang bị thêm bánh xe.
4 – Máy ép nhựa
Máy ép nhựa được sử dụng để tạo lớp bảo vệ cho tài liệu chống lại tác động của vết bẩn, độ ẩm, dấu vân tay,…
Gợi ý sản phẩm: Máy ép nhựa DSB SUPER-335
Đặc điểm của máy:
- Máy ép nhựa DSB SUPER-335 được sản xuất bởi hãng DSB với trọng lượng 4.6 kg.
- Bảo hành trong 15 tháng.
- Máy có 2 chế độ ép là ép nóng và ép nguội.
- Thời gian ép nóng chỉ trong vòng 1 phút.
- Tất cả các bàn phím điều khiển đều cảm ứng.
- Máy ép nhựa DSB SUPER-335 còn ép được cả các loại giấy khổ A3.
- Máy được thiết kế bên ngoài đẹp mắt, ấn tượng, tích hợp thêm tính năng trả giấy ngược chống kẹt giấy một cách hiệu quả.
5 – Máy chấm công – máy và thiết bị văn phòng rất cần thiết
Máy chấm công được sử dụng để theo dõi giờ giấc đi làm của nhân viên. Các công ty có rất nhiều bộ phận khác nhau, khó khăn trong việc kiểm soát thời gian đi, về của nhân viên. Giải pháp khắc phục tình trạng nhân viên đi muộn về sớm, cắt xén thời gian làm việc, quản lý hữu hiệu thời gian làm việc của nhân viên.
Thiết bị này nhận thông tin của nhân viên bằng hệ thống nhận dạng dấu vân tay của nhân viên đã được chụp và lưu trong máy chấm công, khi nhân viên vào ra đặt ngón tay đã được lấy vân tay trước đó lên máy, máy sẽ nhận dạng vân tay đó rồi so sánh ở trong hệ thống dữ liệu, hợp lệ là có trong dữ liệu, còn không thì máy sẽ yêu cầu kiểm tra lại.
Máy chấm công vân tay là sản phẩm thiết bị văn phòng thông minh, tiện ích, đơn giản hóa việc quản lý nhân sự, kiểm soát chi phí lao động và là giải pháp hữu hiệu việc cắt xén thời gian làm việc của nhân viên.
Gợi ý sản phẩm nhiều công ty lựa chọn: Máy chấm công IFACE 302
Đặc điểm:
- Máy chấm công IFACE 302 được sản xuất bởi hãng IFACE tại Singapore.
- Thời gian bảo hành trong vòng 1 năm.
- Máy áp dụng chấm công bằng khuôn mặt và vân tay.
- Có thể ghi nhớ đến 1100 khuôn mặt và 2000 dấu vân tay.
- Sử dụng bộ chip xử lý tốc độ cao của Mỹ, có tích hợp thêm hệ thống kiểm soát ra vào.
6 – Máy đóng công văn
Máy đóng công văn là thiết bị văn phòng được sử dụng phổ biến với công dụng in ngày tháng năm công văn ra đời trên trang giấy.
Sản phẩm được nhiều công ty sử dụng: Máy đóng công văn in ngày tháng SEIKO TP-20
Đặc điểm nổi bật:
- Được sản xuất bởi hãng SEIKO tại Nhật Bản và Thái Lan.
- Máy đóng công văn SEIKO TP-20 được bảo hành 1 năm.
- Ghi nhận thời gian trên các tài liệu, công văn.
- Có thể in liên tiếp 1 lúc 7 trang giấy và in được tới 7 ký tự số, dễ dàng điều chỉnh vị trí.
- Có ba phương pháp in đối với máy: in thường, tự động và bán tự động.
- Có thể tự động cập nhật giờ giấc theo đúng múi giờ.
7 – Máy chiếu – máy móc văn phòng
Máy chiếu là thiết bị văn phòng có bộ phận phát ra ánh sáng với công suất lớn, cho đi qua một số hệ thống xử lý trung gian để tạo ra hình ảnh trên màn chắn sáng có thể quan sát được bằng mắt thường.
Các doanh nghiệp, công ty cần phải tiến hành thuyết trình nhiều dự án khách nhau. Vì thế, mọi người cần có một chiếc máy chiếu để trình chiếu thuyết phục mọi người một cách tốt nhất, cho công việc đạt hiệu quả cao nhất.
Nội thất văn phòng
Cuối cùng để phục vụ chính cho các hoạt động làm việc, đồng thời khẳng định sự chuyên nghiệp, giá trị và vị thế của doanh nghiệp là những sản phẩm nội thất: bàn, ghế, giá kệ, tủ,…
Trên thị trường hiện có đa dạng nhiều loại nội thất bàn ghế phù hợp cho mọi tính chất công việc như bàn ghế cho phòng họp, phòng hội nghị, thuyết trình với kích thước lớn, tạo sự kết nối; bàn dành cho nhân viên được bố trí ở khu vực làm việc chung một cách tiện dụng; bàn ghế sảnh tiếp khách lịch lãm và thẩm mỹ,…
Tủ, kệ giá đỡ đóng vai trò là nơi có thể chứa đựng tất cả các tài liệu quan trọng, con dấu công ty, thiết bị văn phòng phẩm, huy chương,… Một số công ty còn bố trí tủ đựng tư trang, cá nhân cho nhân viên. Khu vực tiếp khách hay không gian rộng có thể bố trí hệ thống kệ giá đỡ để đồ trang trí, trưng bày những thành tựu của công ty.
Thiết bị văn phòng đóng vai trò quan trọng, phục vụ cho quá trình làm việc của công ty từ đó nâng cao năng suất lao động. Hi vọng, bài viết của chúng tôi đã giúp bạn hiểu rõ hơn về các thiết bị văn phòng, máy móc văn phòng cần thiết. Đừng quên ghé thăm chúng tôi thường xuyên để có thêm nhiều thông tin hữu ích nữa nhé!
