Quản lý dự án thực hiện hiệu quả là yêu cầu quan trọng bởi nó đảm bảo giúp quá trình hoàn thành công việc được thực hiện tốt như yêu cầu. Với phần mềm hỗ trợ thích hợp, có thể thực hiện theo đúng quy trình sẽ giúp công việc được hoàn thành tốt như mỗi người, mỗi đơn vị mong muốn. Bài viết này của Soft Supplier sẽ giúp bạn tìm hiểu thông tin đầy đủ về quy trình quản lý dự án và các công cụ hỗ trợ quản lý để có được quyết định chuẩn xác và hợp lý.
Quy trình quản lý dự án
Quy trình quản lý dự án được thực hiện theo chính xác giai đoạn và số liệu đảm bảo giúp việc hoàn thành được công việc theo yêu cầu diễn ra thuận lợi, có được hiệu quả cao. Với quy trình đạt tiêu chuẩn, xác định rõ ràng và chuẩn xác thì việc ứng dụng thuận lợi như ý muốn là điều mà chúng ta có thể đảm bảo.
Tiến hành thiết lập dự án
Bước đầu tiên cần thực hiện chính là thiết lập dự án với hai hoạt động chính cần đảm bảo tiến hành. Tại bước thiết lập dự án chúng ta có hai hoạt động chính cần đảm bảo thực hiện. Cụ thể đó là:
- Thực hiện việc xây dựng bản tuyên bố dự án chi tiết, rõ ràng nhằm đảm bảo có thể thể hiện được mục tiêu, các yếu tố tác động, cũng như các ràng buộc tới dự án. Bên cạnh đó vai trò, quyền hạn, trách nhiệm những vị trí quan trọng, hay rủi ro,… của dự án ở mức độ tổng quan, một cách khách quan nhất. Đây là tài liệu giúp định hướng hoạt động, cũng như giúp định hướng và công nhận kết quả cuối cùng của dự án được hoàn thiện.
- Xác định đầy đủ những người có liên quan: thu thập mọi thông tin có liên quan trực tiếp tới dự án, từ đó đảm bảo có thể xây dựng được bộ máy nhân sự sơ bộ hoàn thiện công việc. Mục tiêu chính của quản lý dự án là việc có thể cân bằng được lợi ích, cũng có thể đưa ra được tiếng nói chung cho các bên liên quan.
Lập kế hoạch cho dự án
Việc xây dựng bản kế hoạch, quy trình quản lý dự án cụ thể và chi tiết cần được tiến hành đầy đủ, một cách toàn diện. Từ yêu cầu của khách hàng, hay thời gian thực hiện, chi phí cần bỏ ra, nguồn nhân lực, rủi ro có thể gặp phải, tới tích hợp, truyền thông, đấu thầu, sử dụng phần mềm quản lý vật tư để lên kế hoạch chi phí chính xác… Trong đó, có 4 yếu tố cơ bản cần có tạo nên bản kế hoạch chất lượng và lý tưởng là:
- Tham gia đầy đủ các các bên có liên quan.
- Mọi vấn đề đều được thể hiện bằng văn bản trên 9 phương diện.
- Được phê duyệt đầy đủ thông qua hội đồi xét duyệt kế hoạch.
- Đảm bảo tính khả thi.
Thực thi dự án
Việc thực hiện dự án cần tiến hành đủ, với đầy đủ các công việc đã vạch ra cụ thể trong kế hoạch. Song thực tế khi triển khai và tư duy chiến lược xuất hiện những sai sót cần được cấp quản lý, cũng như nhân viên có nhiệm vụ thực hiện đưa ra những điều chỉnh một cách linh hoạt và phù hợp dựa trên kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn mỗi người có.
Kiểm soát toàn diện dự án
Ở bước này việc tiến hành đối chiếu từ kế hoạch, tới tình hình thực tế cần được thực hiện nhằm đưa ra những điều chỉnh sao cho hợp lý và kịp thời khi cần. Mọi điều chỉnh, hay thay đổi đều có thể ảnh hưởng tới cả tiến độ công việc, hoặc đòi hỏi phải đưa ra kế hoạch lại, hoặc quay lại thiết lập dự án tùy vào hoàn cảnh cụ thể.
Những thay đổi trong quá trình thực thi là điều khó tránh khỏi khi thực hiện một dự án nhất định. Tuy nhiên dù là thay đổi như thế nào, lớn hay nhỏ cũng cần tìm hiểu một cách kỹ lưỡng, cụ thể để đảm bảo quy trình quản lý dự án được thực hiện tốt, giảm thiểu những tác động tới mức tối đa như mong muốn thực tế.
Quá trình kết thúc dự án
Các hoạt động hoàn thiện để đóng lại dự án được thực hiện trong công đoạn này. Thực hiện một cách bài bản và đầy đủ để dự án được kết thúc tốt đẹp. Nhà thầu lúc này bàn giao sản phẩm, nhận về feedback từ phía khách hàng và sao lưu toàn bộ hồ sơ,… Quá trình này thông thường sẽ không theo trình tự, đồng thời dễ có những vấn đề phát sinh, thậm chí là rắc rối về mặt pháp lý. Bởi thế cần kỹ lưỡng và cẩn trọng để giảm thiểu những vấn đề tiêu cực tới mức tối đa.
Các công cụ hỗ trợ quản lý dự án
Quản lý dự án với excel
Công cụ quản lý dự án sử dụng hoàn toàn miễn phí, khá thân thiện đó chính là excel. Đối với các dự án đơn giản, yêu cầu không quá phức tạp, dữ liệu phát sinh không nhiều trong quá trình thực hiện và cũng không đòi hỏi quy trình, chuyên môn quá cao thì sử dụng excel là công cụ đắc lực, hỗ trợ hiệu quả và giúp công việc được hoàn thành tốt.
Với việc tiết kiệm chi phí, thao tác dễ dàng, dễ dàng thêm bớt người hay mở quyền truy cập vào một dự án cụ thể giúp quá trình ứng dụng diễn ra thuận lợi. Song việc sử dụng excel còn tồn tại những vấn đề tiêu cực nhất định cần tìm hiểu, xác định rõ ràng trước khi đưa ra quyết định hợp lý.
Phần mềm Mona PMS
Mỗi công cụ hỗ trợ quản lý dự án khi đưa vào sử dụng sở hữu những ưu điểm hoàn toàn khác biệt. Với Mona PMS khi sử dụng mang tới khả năng hỗ trợ cho yêu cầu, đòi hỏi thực tế của từng công ty cho những kế hoạch, những dự án cần hoàn thành. Việc sử dụng phần mềm Mona PMS mang tới khả năng hỗ trợ tối ưu công việc giữa các thành viên trong một nhóm được thực hiện tốt.
Hỗ trợ lập kế hoạch, phân phối công việc của từng dự án, hay tracking kết quả,… đều được thực hiện tốt. Nâng cao hiệu quả công việc đảm bảo giúp tạo nên giải pháp để tiết kiệm chi phí dễ dàng. Không chỉ vậy, nhanh chóng phát hiện phát sinh và xử lý kịp thời cũng là ưu điểm nổi bật giúp phần mềm Mona PMS khi đưa vào sử dụng giúp hỗ trợ cho công việc của từng doanh nghiệp được thực hiện tốt như yêu cầu. Ngoài ra, Mona Media có dịch vụ lập trình phần mềm, tích hợp thêm tính năng nếu khách hàng có nhu cầu.
Dùng phần mềm Trello
Phần mềm quản lý dự án Trello được phát triển với hai phiên bản riêng, trong đó bản miễn phí được cung cấp giúp nhu cầu của nhiều doanh nghiệp được đáp ứng, với khả năng tiết kiệm chi phí tới mức tối đa. Cho phép người dùng sử dụng trọn đời và không phải chi trả bất kỳ khoản chi phí nào để việc dedicated project manager được thực hiện tốt như yêu cầu.
Sử dụng Trello được đánh giá cao thông qua nhiều tính năng hữu ích được cung cấp như không giới hạn số bảng và danh sách công việc tạo ra, tính năng cho phép dùng 10 bảng nhóm quản lý công việc,… Dù là dự án cá nhân, hay công việc nhóm đều có thể sử dụng phần mềm Trello để hỗ trợ một cách toàn diện và hiệu quả cao.
Phần mềm Wrike
Wrike là công cụ quản lý dự án đắc lực hỗ trợ cho công việc của doanh nghiệp. Việc liên kế hoạch cụ thể, giao và nhận việc hiệu quả được hỗ trợ với phần mềm chất lượng như Wrike khi đư vào sử dụng. Không chỉ vậy, khả năng tích hợp với quản lý dự án qua email càng giúp phần mềm Wrike được đánh giá cao khi đưa vào sử dụng cho nhu cầu, cho đòi hỏi thực tế.
Sở hữu nhiều ưu điểm nổi bật giúp phần mềm Wrike được đánh giá cao, được tin tưởng sử dụng ngày càng nhiều. Trong đó phải kể tới như việc cho phép chỉnh sửa, cập nhật thông tin hay tiến hành thêm bớt khi cần, dễ dàng trong việc lên kế hoạch tổng quan, có hỗ trợ phân tích tình huống và đo lường kết quả dự án,… cùng nhiều tính năng cần thiết khác. Việc sử dụng theo yêu cầu của từng doanh nghiệp, hỗ trợ cho công việc diễn ra thuận lợi, đạt kết quả cao là điều dễ dàng đạt được.
Phần mềm MISA AMIS
MISA AMIS tối ưu tới mức tối đa năng suất làm việc của từng dự án là điều mà phần mềm MISA AMIS có thể đảm bảo mang tới. Thông qua đó, hoạt động của từng đơn vị có thể diễn ra thuận lợi, mọi mục tiêu được hoàn thành tốt như yêu cầu. Với đầy đủ các tính năng cần thiết từ lên kế hoạch, tới giao việc, cập nhật tiến độ, giám sát quá trình hoàn thành, đánh giá năng suất công việc,… giúp dự án được hoàn thiện và phát triển tốt như yêu cầu.
Thực hiện tốt quy trình quản lý dự án và sử dụng công cụ hỗ trợ quản lý giúp mỗi kế hoạch đều hoàn thành với hiệu quả cao, với kết quả lý tưởng như mong muốn. Lúc đó, nâng cao hiệu quả công việc, hỗ trợ doanh nghiệp phát triển được đảm bảo tốt như chúng ta yêu cầu. Mỗi công ty có thể phát triển toàn diện và mạnh mẽ là điều dễ dàng đạt được.
