Với doanh nghiệp truyền thống chuyển đổi số không còn là chuyện xa vời. Nhưng câu hỏi nên thuê đội ngoài hay tuyển IT nội bộ thì vẫn khiến nhiều chủ doanh nghiệp đau đầu. Chúng tôi gặp câu hỏi này gần như mỗi tuần, từ khách hàng làm sản xuất, bán lẻ hay logistics. Mỗi nơi một hoàn cảnh, nên không có công thức chung nào áp được cho tất cả.
Điều bạn cần làm trước tiên là hiểu rõ từng phương án, rồi đối chiếu với quy mô, ngân sách và giai đoạn hiện tại của công ty. Bài này chúng tôi đi qua từng khía cạnh để bạn tự cân nhắc.
Chọn sai phương án, chi phí đội lên nhanh hơn bạn nghĩ
Có một xưởng gia công cơ khí chúng tôi từng tư vấn đã quyết định tuyển một trưởng phòng IT với mức lương hai mươi lăm triệu đồng mỗi tháng. Sáu tháng sau, hệ thống quản lý kho vẫn chưa chạy. Nguyên nhân khá đơn giản: một người không thể gánh hết mọi việc cùng lúc.
Từ hạ tầng máy chủ, phần mềm quản lý cho tới bảo trì hằng ngày, khối lượng công việc vượt xa năng lực của một cá nhân. Khoản chi phí cơ hội mất đi thường lớn hơn cả tiền lương đã trả. Doanh nghiệp không chỉ trả lương, mà còn trả bằng thời gian chờ đợi.
Ngược lại, có doanh nghiệp thuê đội ngoài làm trọn gói rồi để mặc. Họ không cử ai trong nội bộ theo sát quá trình. Khi đội ngoài bàn giao xong và rời đi, không ai đủ hiểu biết để bảo trì. Dự án lúc đó giống một căn nhà đẹp nhưng không ai biết cách thay bóng đèn khi cháy.
Nếu bạn đang băn khoăn về việc tích hợp website và phần mềm nội bộ, đó cũng là lúc nên có một chiến lược nhân sự công nghệ rõ ràng ngay từ đầu.
Thiếu dữ liệu so sánh khiến quyết định trở nên cảm tính
Phần lớn chủ doanh nghiệp truyền thống không có nền tảng công nghệ sâu. Họ nhận tư vấn từ nhiều phía, mỗi bên một kiểu. Cuối cùng quyết định thường dựa vào cảm giác hoặc mối quen biết sẵn có. Cách làm này tiềm ẩn rủi ro, vì nó không bám vào nhu cầu thực tế của công ty.
Vì vậy, trong bài này chúng tôi đặt hai phương án lên bàn cân. Bạn sẽ thấy rõ điểm mạnh, điểm yếu và chi phí ẩn của từng hướng đi.
So sánh thuê đội ngoài và tuyển nhân sự IT nội bộ
Thuê đội ngoài: nhanh và có chuyên môn, nhưng phải chọn đúng đối tác
Thuê đội ngoài nghĩa là ký hợp đồng với một công ty hoặc nhóm chuyên gia bên ngoài để triển khai phần mềm, tích hợp hệ thống hay tư vấn quy trình. Lợi thế lớn nhất nằm ở tốc độ. Những đội này đã làm nhiều dự án tương tự, nên họ nhận ra điểm nghẽn rất nhanh mà không phải dò dẫm từ đầu.
Chúng tôi từng đồng hành cùng một công ty phân phối hàng tiêu dùng. Họ mất khoảng sáu tuần để đưa vào vận hành phần mềm quản lý đơn hàng, đồng thời kết nối luôn kho và kế toán. Nếu tự tuyển người rồi đào tạo từ con số không, thời gian rất có thể kéo dài gấp ba lần.
Tuy vậy, thuê ngoài cũng có mặt trái. Chi phí theo dự án trong ngắn hạn thường cao hơn lương của một nhân viên. Bạn còn phụ thuộc vào lịch làm việc của đối tác. Khi yêu cầu thay đổi giữa chừng, ngân sách có thể phình ra ngoài dự kiến, và đây là chỗ nhiều doanh nghiệp bị bất ngờ nhất.
Tuyển nội bộ: kiểm soát chặt nhưng tốn thời gian gây dựng
Tuyển nhân sự IT nội bộ nghĩa là có người làm công nghệ ngay trong công ty. Người này hiểu rõ quy trình hằng ngày và có mặt khi hệ thống gặp sự cố. Ưu điểm là kiểm soát sát sao và phản hồi nhanh khi cần.
Tuy nhiên, tuyển đúng người không dễ. Thị trường lao động IT khá cạnh tranh, nhất là ở các thành phố lớn. Một vị trí quản trị hệ thống cấp trung có thể mất hai đến ba tháng mới tìm được ứng viên phù hợp, cộng thêm một đến hai tháng để người mới làm quen công việc.
Một số doanh nghiệp đã bắt đầu dùng ứng dụng AI cho phòng nhân sự để rút ngắn thời gian sàng lọc hồ sơ. Đây là công cụ hỗ trợ hữu ích, nhưng không thể thay thế người tuyển dụng có kinh nghiệm thực tế khi đánh giá năng lực kỹ thuật.
Chi phí ẩn của cả hai phương án
Nhiều chủ doanh nghiệp chỉ so mức lương với phí dự án rồi kết luận. Họ thường bỏ qua những khoản chi phía sau. Tuyển nội bộ kéo theo bảo hiểm, thiết bị làm việc và chi phí đào tạo liên tục để không bị lạc hậu công nghệ. Thuê ngoài thì có nguy cơ phát sinh khi phạm vi công việc phình to hơn hợp đồng ban đầu. Dân trong nghề hay gọi hiện tượng này là scope creep.
Chúng tôi thường khuyên khách hàng liệt kê chi phí trong ít nhất mười hai tháng, thay vì chỉ nhìn con số khởi đầu. Nếu muốn hiểu sâu hơn cách kết nối dữ liệu, phần mềm và quy trình vận hành, bạn có thể đọc thêm bài phân tích riêng của chúng tôi về chuyển đổi số ứng dụng AI. Với góc nhìn kỹ thuật, bạn sẽ thấy rõ hơn chi phí thật nằm ở đâu.
Tham khảo thêm tài liệu của IBM về chuyển đổi số để có khung khái niệm chung trước khi chốt phương án.
Doanh nghiệp truyền thống nên chọn phương án nào?
Bắt đầu từ quy mô dự án và ngân sách
Nếu dự án chuyển đổi số chỉ kéo dài vài tháng, chẳng hạn xây website bán hàng hoặc tích hợp một phần mềm quản lý đơn giản, thuê đội ngoài thường hợp lý hơn. Bạn không cần duy trì một vị trí toàn thời gian cho công việc chỉ làm một lần.
Ngược lại, nếu công nghệ là trục vận hành lâu dài, ví dụ một nhà máy cần hệ thống ERP chạy xuyên suốt sản xuất, tuyển nội bộ đáng để đầu tư hơn. Khi đó, hãy tính ngân sách theo năm thay vì chỉ nhìn vào tháng lương đầu tiên.
Kết hợp cả hai để giảm rủi ro
Trên thực tế, phần lớn khách hàng của chúng tôi không chọn tuyệt đối một bên. Họ thuê đội ngoài cho giai đoạn triển khai ban đầu, khi cần chuyên môn sâu và tốc độ. Sau khi hệ thống ổn định, họ mới tuyển một nhân sự nội bộ để vận hành và bảo trì hằng ngày.
Cách này giúp giảm rủi ro cho cả hai phía. Đội ngoài bàn giao tài liệu kỹ thuật đầy đủ, còn nhân sự nội bộ được đào tạo ngay trong lúc triển khai thay vì phải học lại từ đầu khi dự án đã kết thúc. Tinh thần tương tự cũng thấy trong lộ trình kỹ thuật từ pilot đến production, nơi chúng tôi luôn khuyên đi theo từng bước nhỏ, kiểm chứng rồi mới mở rộng.
Vài dấu hiệu cho thấy đã chọn sai phương án
Có vài tín hiệu khá rõ. Phần mềm chạy được vài tháng nhưng không ai trong công ty biết cách chỉnh sửa hay mở rộng. Nhân sự IT nội bộ dành phần lớn thời gian cho việc vặt không liên quan đến chuyển đổi số. Hoặc chi phí đội ngoài liên tục phát sinh ngoài phạm vi hợp đồng ban đầu.
Khi gặp những dấu hiệu này, đừng cố duy trì cách làm cũ. Hãy xem lại chiến lược nhân sự công nghệ của doanh nghiệp, có thể là lúc điều chỉnh tỷ lệ giữa thuê ngoài và tự làm.
Quyết định cuối cùng dành cho chủ doanh nghiệp truyền thống
Không tồn tại một công thức đúng cho mọi doanh nghiệp. Chúng tôi khuyên bạn bắt đầu từ quy mô dự án, ngân sách thực tế và tầm nhìn dài hạn của công ty, rồi mới quyết định thuê đội ngoài, tuyển nội bộ hay kết hợp cả hai. Đừng để cảm tính hay một lời chào hàng hấp dẫn dẫn dắt quyết định.
Nếu vẫn còn phân vân, hãy thử phương án kết hợp: thuê ngoài để triển khai nhanh, tuyển nội bộ để giữ hệ thống vận hành bền vững về sau. Quan trọng không kém là theo dõi sát trong suốt quá trình, và điều chỉnh ngay khi chi phí hay tiến độ lệch khỏi kế hoạch. Đó là cách nhiều doanh nghiệp truyền thống mà chúng tôi đồng hành đã chuyển đổi số thành công mà không tốn kém quá mức.
